Commandes institutionnelles

Informations importantes relatives aux commandes institutionnelles dans le cadre des conditions générales de vente (CGV)

Une commande institutionnelle est une commande passée auprès de direction de la communication par un service ou une composante de l’université en vue d’acheter des articles de la boutique en ligne de l’Université Sorbonne Paris Nord, en quantités généralement importantes.

Cadre financier

Le service communication n’établit pas de devis :

• les tarifs des objets ont été votés par le CA et ils sont consultables par tous sur le site de la boutique en ligne ;
• il n’y a pas de TVA à régler (nous nous sommes déjà acquittés de celle-ci lors de l’achat des objets auprès de nos prestataires) ;
• il ne peut y avoir de frais annexes (pas de frais de port notamment, les commandes institutionnelles vous étant mises à disposition au courrier central) ;
• il n’y a pas de mise en concurrence possible puisque nous sommes les seuls à proposer ces types de produits tels qu’ils sont finalisés, à savoir marqués « Université Sorbonne Paris Nord ». Il s’agit donc de facto d’une exclusivité ;
• il ne peut y avoir de fluctuation de prix, les tarifs n’étant pas dégressifs.

Procédure

Afin d’effectuer votre commande institutionnelle.

• Il convient de le faire au moins deux semaines avant votre événement.
• Le service de la communication ne prend pas de commandes par téléphone.
• D’une manière générale, il n’est pas utile d’appeler la direction de la communication pour vérifier l’état des stocks : si un produit est disponible c’est que nous l’avons. Toutefois, dans des cas très rares, un produit peut être effectivement marqué « disponible », mais s’il n’en restait pas assez pour honorer votre commande, c’est la direction de la communication qui prendrait alors contact avec le commanditaire.

Peu de temps après avoir passé votre commande, vous recevrez un mail vous indiquant que votre commande est prête et vous invitant à éditer une demande de revirement. Ce mail vous indiquera les mentions utiles à préciser dans ce document, (notamment le montant total dont vous devrez vous acquitter), ainsi que les personnes auxquelles il conviendra d’adresser ledit document.

Le paiement devra être effectué nécessairement par transfert de crédits par revirement – ou bon de commande pour le SAIC – ; mais vous ne devez jamais éditer la demande de revirement avant d’y être invité par la direction de la communication (nos stocks pouvant exceptionnellement être temporairement insuffisants pour honorer votre commande).

Les commandes ne seront mises à disposition qu’une fois la demande de revirement éditée, signée et reçue par le service du budget et la direction de la communication.

Retrait des commandes institutionnelles

Votre commande sera préparée par la direction de la communication et remise au courrier central.

Concernant les commandes institutionnelles à destination du site de Villetaneuse, les commandes institutionnelles sont à récupérer au courrier central (et non à la direction de la communication). Les commanditaires devront venir eux-mêmes récupérer leurs commandes au service du courrier central.